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6 Ideen für ein produktives Daily Scrum

6 Ideen für ein produktives Daily Scrum

Für Entwicklerteams ist es essentiell, sich täglich einmal kurz abzustimmen und die nächsten Schritte zu planen. Oftmals ufert das Daily leider aus und nimmt viel zu viel Zeit in Anspruch. Es gibt verschiedene Methoden es kurz und effizient zu gestalten, damit alle Teilnehmenden den größtmöglichen Mehrwert daraus ziehen.
Carla Roocks
Carla Roocks
23. Mai 2022

Ein täglicher Sync

Das kurze, tägliche Daily ist für viele Entwicklerteams nicht mehr wegzudenken, auch wenn sie nicht komplett nach Scrum arbeiten. Es bietet die Gelegenheit, sich kurz abzustimmen und zu synchronisieren. Woran arbeiten die Teammitglieder gerade, braucht jemand Unterstützung und was ist der Plan für die nächsten 24 Stunden? Gerade in Zeiten mit überwiegend Home Office hilft es auch, sich nicht alleine im eigenen Ticket zu vergraben, sondern konstant den Kontakt zum Team zu halten.

Das Schöne an agilen Prozessen ist, dass sie auf die Bedürfnisse des speziellen Teams angepasst werden dürfen und sollen. Im Folgenden stellen wir ein paar Ideen vor, die helfen können, ein produktives Daily zu gestalten, das für jedes Team und jeden Teilnehmenden einen echten Mehrwert bietet.

1) Timebox und Moderation

Im Idealfall ergibt es sich automatisch, dass das Daily kurz bleibt, ein guter Richtwert sind maximal 15 Minuten. Das ist gerade bei einem täglichen Meeting wichtig, um nicht zu viel Zeit zu binden. Gibt es Diskussionsbedarf wird das kurz angerissen, das eigentliche Gespräch wird aber in ein separates Meeting geschoben. Dadurch müssen unbeteiligte Teammitglieder währenddessen nicht warten.

Es kann aber durchaus sein, dass doch immer wieder abgeschweift wird, das Daily sich in die Länge zieht und einzelne Personen sich langweilen oder die aufgewendete Zeit als unproduktiv empfinden. Dagegen hilft ein Moderator, der bei Bedarf darauf hinweist, zum Punkt zurückzukommen. Normalerweise übernimmt der Scrum Master diese Rolle, aber es spricht nichts dagegen ein:en Entwickler:in damit zu beauftragen. Diese Rolle kann durchaus auch von Tag zu Tag durch rotieren, was nicht nur die Moderationsarbeit an sich verteilt, sondern auch bei den einzelnen Personen ein besseres Bewusstsein für das Thema schafft. Möglicherweise achtet auf diese Weise bald jedes Teammitglied ganz von selbst darauf, sich kurzzufassen.

Da das Daily so kurz ist, ist es umso wichtiger, dass alle Teammitglieder pünktlich sind und sofort losgelegt werden kann!

2) Stand up! Auch im Home Office

Klassischerweise steht man beim Daily auf. Der Charakter eines Stand-up meetings soll betonen, dass es sich nur um ein kurzes Treffen handelt. Gleichzeitig zwingt man sich damit selbst, die Arbeit auch wirklich zu unterbrechen. Gerade im Home Office ist es verführerisch, sich schon mal ins Daily reinzuschalten und parallel “nur noch schnell” die Zeile Code fertig zu schreiben und den Test nochmal laufen zu lassen. Und schon bekommt man das erste Drittel des Meetings gar nicht richtig mit, weil der Test doch noch rot ist und man gedanklich mit der Fehleranalyse beschäftigt ist.

Ein kurzes, effizientes Meeting gelingt aber nur, wenn alle Teilnehmenden wirklich aufmerksam dabei sind. Deshalb empfiehlt es sich auch im Home Office bewusst aufzustehen, die Tastatur wegzuschieben und die Kamera anzuschalten. Holen Sie sich doch vorher noch einen Kaffee oder Tee und nutzen Sie die Zwangsunterbrechung direkt für eine kurze Pause. Im Zweifelsfall kann eine Terminerinnerung oder ein Chat-Reminder helfen, sich schon kurz vor dem Daily darauf einzustellen.

3) Ticket-getrieben, oder nicht?

Gerne wird bei Dailys das Kanban- oder Sprintboard als Basis verwendet, um den aktuellen Fortschritt zu sehen und eine Gedankenstütze zu haben, was man eigentlich gestern gemacht hat und welches Ticket man nun in Angriff nehmen möchte. Das kann sehr hilfreich sein und einen guten Überblick über den Arbeitsfortschritt geben. Allerdings kann es auch dazu führen, dass manche Teammitglieder nicht zu Wort kommen, weil sie beispielsweise im Pair Programming gearbeitet haben und nur eine Person im Daily berichtet. Ob das ein echter Nachteil ist und dadurch wichtige Stimmen und Perspektiven nicht zur Sprache kommen, hängt vom individuellen Team ab.

Die Tickets sollten in aller Regel nicht während dem Daily aktualisiert werden, sonst wird die Zeit knapp. Eine kurze Statusänderung kann Sinn ergeben, wenn sich der Assignee ändert oder ein Ticket in die Spalte "Blocked" wandert. Aber wenn sechs Leute einer einzelnen Person dabei zusehen, wie sie einen Kommentar tippt, dann verliert das Meeting schnell den Charakter einer kurzen Abstimmung, zieht sich in die Länge und langweilt.

4) Reihum oder organisiertes Durcheinander?

Statt anhand von Tickets kann man die Status-Updates auch einfach der Reihe nach gehen, so kommt sicher jede:r zu Wort. Wenn sich alle physisch in einem Raum befinden, kann man tatsächlich im Uhrzeigersinn vorgehen, aber um die Aufmerksamkeit zu erhöhen und auch remote keine Probleme zu haben, gibt es einen anderen Ansatz: jede:r benennt namentlich das Teammitglied, das als Nächstes sprechen soll. Dadurch müssen alle dem Meeting durchgehend aufmerksam folgen und damit rechnen, selbst etwas sagen zu müssen. Zumindest so lange, bis man selbst an der Reihe war.

Wenn alle vor Ort sind, kann man auch einen kleinen Ball hin- und herwerfen. Wer ihn gerade in der Hand hält, spricht und gibt ihn danach zur nächsten Person weiter. Und wenn ein Ball zu langweilig ist, findet sich vielleicht eine Quietscheente oder ein kleines Plüsch-Maskottchen?

5) Sag’s mit einem Emoticon

Um die Stimmung des Teams einzufangen, kann man Emoticons verwenden. Beispielsweise könnte ein Reminder-Bot im Chat jeden Tag kurz vor dem Daily in den Team-Channel posten und jedes Mitglied reagiert darauf mit einem Emoticon. Im Meeting begründet dann entweder jede:r kurz die eigene Wahl oder - wenn es noch kürzer sein soll - es werden nur Reaktionen angesprochen, die ins Negative gehen.

So bekommt man ein Gefühl für die Stimmung insgesamt und kann Frustquellen aufdecken, die vielleicht auch gar nichts mit den aktuellen Tickets zu tun haben. Das hilft Schwierigkeiten aus dem Weg zu räumen und den Teamzusammenhalt zu stärken. Im Zweifelsfall ist es für die Zusammenarbeit auch gut zu wissen, dass eine Kollegin heute vielleicht einfach schlecht gelaunt ist, weil sie übermüdet ist, oder ein Kollege um seine Katze bangt und sich nicht so gut konzentrieren kann. All das ist nun einmal menschlich und beeinflusst die tägliche Arbeit.

6) Sonst noch was auf der Agenda?

Man kann im Daily auch allgemeine Themen einbetten, wie beispielsweise ob jemand mittags wegen einem privaten Termin länger nicht verfügbar ist. Gerade wenn man sich für das Meeting sonst eher am Ticket-Board orientiert, kann es hilfreich sein, so eine allgemeine Sektion explizit einzuplanen. So entsteht Raum Dinge anzubringen, die nicht direkt mit bestimmten Arbeitspaketen zu tun haben.

Falls das Daily in so einer Form strukturiert werden soll, bietet es sich an, eine kleine Agenda zu schreiben. So haben alle im Hinterkopf, in welcher Phase man sich gerade befindet. Mehr als zwei bis drei Punkte sollte sie sicherlich nicht umfassen, damit das Meeting kurz bleibt. Aber ein roter Faden kann sehr hilfreich sein, zumindest solange die Struktur noch neu und ungewohnt ist.

Letztendlich: ausprobieren!

Was für das individuelle Team funktioniert, muss am Ende des Tages einfach getestet werden. Wichtig ist in erster Linie, dass das Daily von allen Beteiligten als Mehrwert empfunden wird, als Möglichkeit sich abzustimmen und gemeinsam als Team neu auszurichten. Ob das aktuelle Format für alle funktioniert, kann man gut in der Retrospektive besprechen und bei Bedarf für die nächsten paar Wochen etwas Neues ausprobieren.

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